12 tips para comunicarnos efectivamente por correo electrónico

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12 tips para comunicarnos efectivamente por correo electrónico

Hoy en día el comunicarnos a través un correo electrónico (email) o mensajería de texto (SMS) con nuestros clientes, compañeros de trabajos, suplidores, entre otros es de lo más común y más en tiempos de pandemia donde la mayoría estamos trabajando remoto. Es por esto que debemos comunicarnos de la manera más efectiva posible.

Existen unas normas de etiqueta para que tus correos sean bien recibidos. Asegúrate de seguir estos 12 consejos al momento de escribirlos.

  1. El asunto (subject) debe ser específico, corto y sencillo. No dejarlo en blanco, siempre indicar el tema del mensaje. Debes incluirlo y escribir las palabras más importantes primero, te ayudará a que el correo electrónico no sea ignorado y facilitará al interlocutor ubicarlo. 
  2. Escribir mensajes simples y claros. Ser lo más breve posible sin excluir información clave y sin rodeos para que toda la información transmitida llegue al destinatario sin crear confusión. Utiliza frases cortas y sencillas, esto facilitará la lectura del correo.
  3. Responder rápidamente. Evitar que pasen los días sin contestar el correo electrónico. Debes responder antes de 24 horas transcurridas. Cuidar la ortografía, la gramática y la puntuación.
  4. Un email con faltas de ortografía y con puntuación errónea da una imagen poco profesional. Debes tener especial cuidado y asegurarte que todo esté bien escrito.
  5. Comprobar que la dirección del destinatario es la correcta. Para evitar errores en el envío introduce la dirección del destinatario en último lugar. Debes verificar que sea la correcta y del mismo modo comprobar que los documentos adjuntos comentados en el texto estén incluidos adecuadamente en el correo electrónico. 
  6. No enviar un correo electrónico cuando estés enojado. Si experimentas un nivel extremo de emoción no lo envíes sin pensar para luego lamentarte. Escribe un borrador y espera un tiempo, léelo en voz alta y asegúrate que el mensaje no se muestre ofensivo. Hazlo con buena redacción y di cosas amables como” por favor» y «gracias.» 
  7. Utilizar el «Reply all» solo cuando sea necesario. Utilizar esta fórmula solo si estás seguro de que todos los destinatarios deben participar del email. Si el asunto es en respuesta a un cliente externo este no debe ser copiado de la cadena de correos internos. Preferiblemente, debes redactar los datos relevantes y enviar un email exclusivamente al cliente. 
  8. Evitar las bromas y el sarcasmo. Este tipo de humor no suele quedar bien reflejado en el email. Debes evitar este tipo de comentarios, el destinatario puede entenderlo mal y generarse conflictos como consecuencia. 
  9. Utiliza un lenguaje profesional. Utilizar coloquialismos y diminutivos en el nombre de la persona como si habláramos con un amigo. Debes evitar utilizarlos a no ser que la persona te haya expresado ese deseo en algún momento.
  10. Utiliza las fórmulas de cortesía. Utilizar las palabras “gracias” y “por favor”. Siempre es recomendable incluirlas. 
  11. Evitar utilizar las mayúsculas. Usar las letras mayúsculas es una gran ofensa, ya que se interpretan como una manera de gritar a través del teclado. Debes utilizar letras mayúsculas y minúsculas para facilitar la lectura al destinatario. 
  12. Escoger una tipografía clásica. Todo tipo de letra tiene su momento. Debes utilizar tipo de letras fáciles de comprender como Arial y Calibri, que denoten seriedad y profesionalismo.

El comunicarte efectivamente puede ahorrarte no tan solo tiempo sino dolores de cabeza.

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